Diferente da compra de um produto físico, a contratação de serviços envolve um elemento intangível: o capital humano e a capacidade técnica de quem executa a atividade. Por essa razão, o processo de contratação exige uma avaliação mais criteriosa e estratégica. Baseado em experiências práticas e nas chamadas lessons learned do mercado de Compras e Abastecimento, alguns princípios ajudam a tornar as contratações mais assertivas e sustentáveis ao longo do tempo.

Um dos primeiros passos é o alinhamento entre a área demandante (stakeholder) e a área de Compras para transformar a necessidade do negócio em um documento estruturado conhecido como SOW – Scope of Work (Escopo do Serviço). Esse documento precisa deixar claro o que será executado, em quais condições e quais são os requisitos para a prestação do serviço. Não se trata de descrever cada tarefa detalhadamente, mas de garantir que qualquer fornecedor entenda com precisão o escopo e as expectativas do contratante.

Dentro desse contexto, também entram os SLAs (Service Level Agreement), ou Acordos de Nível de Serviço. Eles definem indicadores de desempenho, limites de variação e critérios de medição da qualidade do serviço. Em atividades intangíveis, esses indicadores são fundamentais para garantir a consistência da prestação e permitir o acompanhamento contínuo da performance. Na prática, o monitoramento periódico do SLA é o que sustenta uma relação saudável e transparente entre contratante e fornecedor.

Outro ponto essencial está na competitividade do processo de contratação. Uma boa prática é envolver pelo menos três fornecedores com características semelhantes de porte e capacidade técnica. Mais do que quantidade, o importante é garantir que os participantes estejam dentro dos mesmos parâmetros de execução, o que torna a comparação entre propostas mais justa e estratégica.

A seleção dos fornecedores também precisa considerar critérios além do preço. Avaliações técnicas, financeiras e legais são fundamentais, mas atualmente ganham cada vez mais relevância aspectos ligados a Compliance e ESG (Environmental, Social and Governance). Esses fatores demonstram o grau de maturidade da empresa em relação à governança, responsabilidade social e práticas sustentáveis, aspectos cada vez mais valorizados pelas organizações contratantes.

Durante o processo de tomada de preços, visitas técnicas ao local da prestação do serviço e reuniões para esclarecimento de dúvidas são extremamente importantes. Elas reduzem incertezas e evitam que os fornecedores incluam contingências ou margens excessivas nas propostas por falta de informação. Quanto mais claro o entendimento do serviço, maior a precisão das propostas apresentadas.

Antes da decisão final, uma prática recomendada é solicitar referências dos fornecedores finalistas, conversando diretamente com clientes que já utilizam serviços semelhantes. Esse contato permite avaliar aspectos que muitas vezes não aparecem nas propostas, como qualidade do atendimento, capacidade de adaptação a mudanças, estrutura de suporte operacional e postura proativa para melhorias no serviço.

Após a escolha do fornecedor, inicia-se a fase de implantação e transição dos serviços, que deve ser cuidadosamente planejada. O contrato precisa contemplar elementos essenciais como prazo, valores fixos e variáveis, condições de reajuste, regras de pagamento e cláusulas de rescisão, além do SOW e do SLA como anexos. Nos primeiros meses de operação, o acompanhamento próximo é essencial para garantir uma transição eficiente, capturar oportunidades de melhoria e identificar ganhos de produtividade — muitas vezes apoiados por tecnologia e inovação nos processos.

Por fim, vale reforçar que o papel da área de Sourcing vai muito além de negociar preços. Seu verdadeiro objetivo é buscar no mercado as melhores condições comerciais e operacionais, promovendo eficiência, simplificação de processos e redução sustentável de custos. Quando bem estruturado, esse trabalho contribui diretamente para a competitividade e os resultados das organizações.

Conteúdo baseado no artigo de Marcal Alcantara , engenheiro e especialista em Sourcing e Supply Chain com mais de 20 anos de experiência em estratégias de contratação de serviços e materiais em grandes empresas.